«БЭСТ-ОФИС»: о расчетах в подробностях

388
Сегодня трудно найти такую компанию, которая работала бы исключительно в автономном режиме, без регулярных контактов с внешним миром. Каждое направление бизнеса — будь то торговля товарами, выпуск продукции или оказание различных услуг — «живет», получает необходимые для существования средства и приносит доходы благодаря заключению сделок с другими организациями или частными лицами: клиентами, поставщиками, подрядчиками и др.

Учет обязательств, возникающих по заключенным сделкам, и документов, которыми оформляются сделки, как правило, осуществляется в двух основных ракурсах.

С одной стороны, чтобы компания не работала себе в убыток, рационально планировала расходы, своевременно пополняла материальные запасы, правильно рассчитывалась с партнерами и успешно справлялась с другими управленческими задачами, необходимо оперативно отслеживать суммы, оплату, отгрузки, сроки, объемы и другие параметры, характеризующие каждую конкретную сделку.

С другой стороны, набор документов, имеющих отношение к той или иной сделке — акты, счета-фактуры, платежные документы, приходные и расходные накладные — проходит через бухгалтерию предприятия. Бухгалтеры делают необходимые проводки, рассчитывают налоги, учитывают поступление и реализацию материальных ценностей и услуг, определяют суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Понятно, что при росте количества контрагентов задача учета расчетов по обязательствам существенно усложняется. Следовательно, возникает необходимость использования информационной системы, которая дает возможность вести оперативный и бухгалтерский учет расчетов с партнерами в едином информационном пространстве и позволяет получать все данные об этих расчетах в реальном масштабе времени. Примером такого программного продукта является комплексная система «БЭСТ-ОФИС», адресованная представителям малого бизнеса.

Система «БЭСТ-ОФИС» поддерживает такие распространенные виды сделок, как купля-продажа товаров (услуг), а также прием (передача) товаров на консигнацию. В общем случае первый вид сделок оформляется с помощью первичных документов — договоров купли-продажи и счетов на оплату, а исполнение связанных с ними обязательств — финансовыми и складскими документами (актами). Кроме того, допускается оформление сделок купли-продажи без применения договоров и счетов. В таком случае баланс взаиморасчетов будет сводиться только по контрагенту в целом.

Сделки второго вида оформляются договорами консигнации. При учете консигнационных товаров система четко прослеживает маршрут их движения, историю оплат, фактической реализации и возвратов. Это обеспечивает точные и своевременные расчеты с партнерами.

Регистрация договоров и счетов на оплату осуществляется в подсистемах логистики. На каждый договор или счет заводится специальная электронная карточка, в которой указываются предметы поставки, то есть список товаров или услуг, сумма оплаты, реквизиты сторон и другая вспомогательная информация по данной сделке. При работе с карточками договоров и счетов можно вводить и редактировать различные документы, подтверждающие факт выполнения обязательств по сделке: например, платежные поручения, кассовые ордера, накладные, акты приемки-передачи основных средств, акты выполненных работ. Здесь же представлена подробная информация о счетах-фактурах, имеющих отношение к данной сделке. В случае необходимости в них могут быть внесены коррективы.

На основании финансовых и отгрузочных документов, представленных в карточке договора (счета), система рассчитывает сумму текущей задолженности компании перед партнером (или партнера перед компанией) по конкретной сделке. Отметим, что «БЭСТ-ОФИС» отлично справляется и с учетом таких ситуаций, когда счет, выставленный в адрес одного предприятия, оплачивает другой контрагент.

Одной из важных особенностей системы «БЭСТ-ОФИС» является возможность учета договоров, состоящих из нескольких этапов, характеризуемых определенными суммами и сроками выполнения обязательств. При работе с такими договорами «БЭСТ-ОФИС» помогает отслеживать взаиморасчеты на каждом из этапов, а также контролировать соблюдение установленных сроков и сумм. Программа оперативно проинформирует об отклонениях от заданного регламента, выделив красным цветом на экране компьютера все этапы с выявленной просрочкой.

По документам, которыми оформляются отгрузки и платежи, осуществляемые в рамках сделок, формируются соответствующие бухгалтерские проводки, попадающие в подсистему «Главная книга».

Вся информация о взаиморасчетах фиксируется в подсистеме «Расчеты», где находится «Картотека расчетов с партнерами», предоставляющая полные, наглядные и актуальные данные о дебиторской и кредиторской задолженности. При этом система показывает не только текущее сальдо расчетов, но и детальную историю сделок — все документы, товары (работы, услуги) и суммы.

Кроме того, в распоряжение пользователей предоставлено множество форм отчетов, позволяющих увидеть расчеты по обязательствам в различных ракурсах (по клиентам, валюте, видам товаров и пр.), включая анализ задолженностей по срокам возникновения.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль