Взаиморасчеты с партнерами:от учета к управлению

1120
Еще не так давно в решении задач автоматизации взаиморасчетов, особенно перед сдачей очередной отчетности, были в основном заинтересованы бухгалтеры. При большом объеме операций без автоматизации задача становилась практически невыполнимой. Разработчики, естественно, шли навстречу своим клиентам и придумывали различные решения проблемы. У кого-то это получалось более удачно, у кого-то менее, но практически у всех основой для взаиморасчетов были бухгалтерские проводки.

Однако в последнее время, с развитием рыночных отношений и ростом конкуренции на рынке, автоматизация взаиморасчетов стала интересовать и руководителей предприятия. Только руководители стали смотреть на проблему с другой точки зрения, а именно с точки зрения управления системой взаиморасчетов. Это обусловлено необходимостью принятия решений о наиболее выгодных для предприятия схемах взаиморасчетов как с поставщиками, так и с заказчиками. При этом желательно обеспечивать компромисс между интересами клиента (когда каждому клиенту предоставляются максимально выгодные условия оплаты) и интересами самого предприятия (когда нужно отслеживать сроки возникновения его дебиторской задолженности, чтобы не допустить превышения заранее оговоренного значения). То же справедливо и для работы с поставщиками. В этом случае необходимо отслеживать задолженность уже своего предприятия перед поставщиком, чтобы поставщик не отменил выгодные для предприятия условия поставки, но при этом по возможности максимально отсрочить срок платежей. А в условиях постоянной нехватки оборотных средств растет актуальность задачи планирования платежей, которая напрямую зависит от применяемых схем взаиморасчетов. В результате использование одних только бухгалтерских документов для управления и планирования взаиморасчетов является недостаточным. Нужны другие подходы и принципы построения автоматизированой системы управления взаиморасчетами.

Проблема в том, что готовых решений на рынке систем управления предприятием пока очень мало, поскольку все они исторически были ориентированы на решение учетной, а не управленческой задачи. В связи с этим на большинстве предприятий сейчас наблюдается следующая картина.

Первый вариант: весь процесс автоматизации сводится к ручному ведению записей в таблицах Excel.

Второй вариант: нанимается программист, который пишет специфический код под заказчика, расширяющий возможности используемой системы управления предприятием.

Но и тот и другой вариант стратегически тупиковый. Первый вариант вообще оторван от информационной системы предприятия, и поэтому при увеличении количества партнеров и при усложнении схем взаиморасчетов этот вариант приведет к массовым ошибкам и недостоверным данным. Второй вариант на фоне первого может показаться идеальным, так как вроде бы все встроено в общую систему и все работает так, как требуется на сегодняшний день.

И здесь кроется самая большая проблема, ведь схемы взаиморасчетов развиваются вместе с предприятием. В результате через некоторое время (несколько месяцев или лет) разработанная система может умереть, так как программист при разработке не учел всех постоянно возникающих нюансов.

А чтобы их учесть, нужно переписать весь код.

Разработчики корпоративной системы КомТех заложили в основу системы новые принципы построения схем взаиморасчетов, ориентируясь на решение именно управленческой задачи, а не учетной. В результате разработана система управления взаиморасчетами нового поколения.

Для демонстрации возможностей системы приведем несколько примеров схем взаиморасчетов из практики наших клиентов.

Пример 1. Самый простейший случай. У предприятия заключены долгосрочные договоры с клиентами, в рамках которых производится отгрузка товаров. При отгрузке в расходной накладной указывается номер общего договора, а клиент при оплате также ссылается на этот договор. Казалось бы, что здесь сложного? Ведь в данном случае взаиморасчеты можно посчитать и по бухгалтерским проводкам. Но если разобраться, то некоторые проблемы все-таки существуют. Например, в период действия договора таких отгрузок и оплат может быть много, клиент может забирать товар каждый день, а может и несколько раз в день. Сумма оплаты при этом может быть никак не связана с суммой очередной отгрузки, поскольку клиент может платить частями либо, наоборот, один раз в месяц, но общей суммой. Он также может оплачивать уже отгруженные товары и вносить предоплату на будущий период за предстоящие отгрузки. Для предприятия важно, чтобы у клиента задолженность не превышала определенный лимит и определенный срок оплаты (естественно, эти параметры определяются в договоре и для каждого клиента они свои).

И вот здесь возникает проблема, ведь проводки могут быть сформированы позже (например, в конце дня), а при очередной отгрузке непременно нужно знать точную картину задолженности. Иными словами, необходимо получить ответы на следующие вопросы:

  1. сколько всего должен клиент;
  2. какова структура его задолженности;
  3. по каким конкретно документам (отгрузкам) существует задолженность?

Быстро ответить на все эти вопросы позволяет система управления взаиморасчетами КомТех. Особенно интересен ответ на второй вопрос, так как система разбивает задолженность на четыре условные группы:

  1. непросроченная задолженность (отгрузка уже произведена, оплата не поступила, но по условиям договора у клиента еще есть время на оплату);
  2. просроченная задолженность группы A (клиент уже должен был заплатить, однако срок оплаты немного превышен);
  3. просроченная задолженность группы B (срок оплаты уже значительно превышен, и нужно предпринимать какие-либо действия, чтобы клиент погасил задолженность, например связаться с клиентом и напомнить о сроках оплаты);
  4. просроченная задолженность группы C. Это критически просроченная задолженность (нужно принимать активные меры по погашению этой задолженности, поскольку большая вероятность того, что клиент вообще никогда не оплатит задолженность. При этом целесообразно запретить новые отгрузки такому клиенту до погашения задолженности этой группы).

Границы описанных групп определяет сам пользователь при настройке схемы взаиморасчета. При этом границы групп могут также варьироваться в зависимости от категории клиента.

Пример 2. Более сложный пример. Для каждого нового договора (заказа, счета, сделки) определяем свою схему построения взаиморасчетов. Например, сначала клиент должен внести предоплату в размере 20%. Потом мы должны в течение 70 дней с отсрочкой в 5 дней после поступления оплаты произвести 100-процентную отгрузку товаров. После этого клиент в течение 5 дней должен заплатить оставшиеся 80% оплаты. Естественно, что все процентные соотношения и сроки могут варьироваться в зависимости от категории клиента. В данном случае нужно решить две специфические задачи.

Первая задача — понять, какую картину взаиморасчетов мы должны были бы иметь на текущий момент по плану. То есть на какую сумму на текущий момент по каждому из договоров мы должны были отгрузить товаров и сколько реально отгрузили, а также какую сумму оплаты по каждому из договоров должны были получить на текущий момент и сколько реально получили.

Вторая задача — построить фактические взаиморасчеты. То есть сравнить реальную отгрузку с реальной оплатой (по аналогии с примером 1).

Обе эти задачи успешно решаются в КомТех. Как и в первом примере, будет видна не только общая сумма задолженности, но и ее структура. Например, можно будет понять, насколько уже задержали отгрузку по сравнению с условиями договора (в какую группу задолженности попадает сумма).

Пример 3. Еще более сложный пример, когда расчеты идут через третью фирму. Предположим такую ситуацию. Есть один заказчик — ОАО «Заказчик». Мы с ним договорились о поставке товаров на общую сумму 30 000 руб. Под этот заказ мы заключили три договора со следующими организациями:

  • ОАО «Поставщик 1» — на сумму 10 000 руб.;
  • ООО «Поставщик 2» — на сумму 3000 руб.;
  • ЗАО «Поставщик 3» — на сумму 5000 руб.

Расчеты с поставщиками мы будем проводить через другую фирму и вместо 10 000 руб. оплатим 12 000 руб., вместо 3000 руб. — 4000 руб., а вместо 5000 руб. — 6000 руб.

Соответственно нужно в любой момент узнать:

  • сальдо по расчетам с заказчиком;
  • сальдо по расчетам с поставщиками (управленческое);
  • сальдо по расчетам с поставщиками через третью фирму (учетное);
  • общее сальдо по заказу, то есть финансовый результат.

Несмотря на кажущуюся сложность автоматизации подобной задачи (в основном предприятия ведут подобный учет вручную в Excel), ее тоже можно реализовать в системе КомТех без каких-либо специальных доработок.

Кроме того, для этого примера нужно еще получить общую картину по состоянию выполнения работ по всему заказу в целом. Иначе говоря, на финансовые потоки еще наложить и материальные. В КомТех, в частности, можно ответить на такие вопросы: какие товары уже поставлены поставщиками под заказ? поставки каких товаров задерживаются? что было отгружено клиенту?

Пример 4. Пример по валютным договорам с реальными расчетами в рублях. Это довольно распространенный пример, когда сумму по договору (заказу, счету, сделке) фиксируют в валюте, а реальная оплата производится в рублях. При этом нужно оперативно:

  • узнать сальдо в основной валюте (у. е., долл. США, евро);
  • узнать сальдо в рублях;
  • рассчитать суммовые разницы по отгрузке и сформировать проводки;
  • рассчитать рублевое покрытие при отгрузке товаров с учетом поступивших предоплат.

Здесь также поможет система взаиморасчетов КомТех.

В заключение следует заметить, что одно из важных преимуществ системы КомТех состоит в гибкости настройки под специфические требования на предприятии, а также в возможности их безболезненной модификации в будущем.

В случае заинтересованности вы можете обратиться в фирму КомТех для получения каких-либо разъяснений по данной статье.

Кроме того, вам обязательно будет предоставлена подробная информация (вместе с иллюстрациями) по описанным в статье примерам. А специалисты фирмы готовы настроить систему взаиморасчетов под ваши специфические требования и схемы.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Здравствуйте!

    Журнал Российский налоговый курьер

    Вы на сайте для профессиональных бухгалтеров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    С уважением,
    Ирина Хорошилова,
    шеф-редактор сайта "Российский налоговый курьер"

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль