Отчетность в ФСС — учимся на ошибках

6 сентября 2010 735
Никто не застрахован от ошибок, возникающих в процессе подготовки и сдачи отчетности. Отчитываться в ФСС через Интернет бухгалтеры стали сравнительно недавно. Не обошлось, конечно, и без ошибок, которые были допущены в ходе подготовки и сдачи отчетности. Это был первый опыт, который получили бухгалтеры. Надеемся, что приведенные советы и рекомендации помогут избежать подобных ошибок при сдаче отчетности. Не зря говорят, что умный учится на своих ошибках, а мудрый — на чужих.

Первые итоги

С 2010 года отчетность в ФСС в электронном виде должны представлять все организации с численностью сотрудников более 100 человек. Эта обязанность установлена статьей 61 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

На сегодняшний день организации могут сдавать электронную отчетность в ФСС с помощью спецоператора cвязи или самостоятельно через портал ФСС.

Итоги отчетной компании за I полугодие 2010 года выявили ряд ошибок, которые в основном были допущены страхователями. Если учесть, что отчеты формирует бухгалтер, то можно отнести допущенные ошибки к его компетенции.

Итак, все ошибки, допущенные страхователями Фонда социального страхования, выявленные Фондом в процессе проверки отчета, условно можно разделить на несколько групп:

  • Форматные ошибки;
  • Ошибки в регистрационных данных страхователя;
  • Ошибки в сертификате электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), которой был подписан отчет в электронном виде;
  • Ошибки логического характера.

Подробный перечень ошибок по каждому удостоверяющему центру представлен на сайте «Поисково-мониторинговой системы ФСС»: http://fz122.fss.ru в разделе Аналитика/Портал/Статистика шлюза по УЦ.

Попробуем проанализировать эти ошибки.

Не тот формат

Основной ошибкой при представлении электронной отчетности является сдача отчетности в неустановленном формате.

Форматные ошибки возникают в следующих случаях:

  • формат самого отчета по форме 4-ФСС, отличается от xml. Например, это может быть отчет, сформированный в xls-таблицах, в tif, pdf и других форматах, что недопустимо;
  • подписанный ЭЦП и зашифрованный файл с отчетом имеет формат, отличный от формата ef4, утвержденного приказом ФСС России от 12.02.2010 № 19.

Есть еще одна разновидность форматных ошибок – это ошибки при формировании xml-файла. Они связаны с тем, что в программе, которую страхователь использовал для формирования отчета, не были соблюдены требования к форматам показателей в отчете. Формат xml-файла подробно описан в приложении № 1 к приказу ФСС России от 12.02.2010 № 19.

Бухгалтер всегда может избежать подобных ошибок, если он применит для формирования отчетности программы семейства «1С:Предприятие», в том числе «1С:Налогоплательщик», входящий в состав ПК «Спринтер».

Продукты «1С» обеспечивают формирование файла отчетности в утвержденном формате, а модуль контроля программного комплекса «Спринтер» просто не позволит отправить отчет, сформированный в неправильном формате.

Не совпадают регистрационные данные

К сожалению, иногда даже специалисты от невнимательности допускают ошибки. Поэтому и возникают ошибки в регистрационных данных страхователя, например, в регистрационном номере страхователя (РНС) и/или в коде подчиненности (КП). Исправлять эти ошибки нужно своевременно – задолго до очередной отчетной кампании.

РНС и КП можно проверить и на сайте ФСС: http://fz122.fss.ru в разделе Справочная/Рег.номер страхователя по ИНН.

В целях профилактики ошибок при заказе услуги «Обмен с территориальными органами ФСС» достаточно заполнить on-line заявку на абонентском форуме компании «Такском». Здесь же даются подробные разъяснения в части РНС и КП и предоставляется сервис для их проверки. Если страхователь уже допустил такие ошибки и является клиентом компании, то ему достаточно позвонить в центр поддержки клиентов (495) 730-73-45 с 9-00 до 22-00 (по московскому времени) в рабочие дни. В отчетные периоды центр технической поддержки работает круглосуточно.

Ошибки, связанные с сертификатом ЭЦП

Хорошо, если бухгалтер имеет представление о средствах криптографической защиты информации. Однако, это не всегда так. Поэтому иногда отчетность в ФСС подписывается ЭЦП, которая не соответствует требованиям Фонда.

Например, ошибка «В сертификате отсутствует регистрационный номер страхователя» означает, что электронный сертификат страхователя, используемый при подписании и шифровании файла отчета, в поле «Субъект» не содержит данных о регистрационном номере страхователя и его коде подчиненности в системе ФСС. Скорее всего, это сертификат для работы с ФНС, ПФР и Росстатом. Предотвратить эту ошибку можно благодаря применению программного комплекса «Спринтер». Программа «Референт», которая входит в состав программного комплекса, просто не позволит страхователю ФСС выбрать неправильный сертификат ЭЦП при подписании отчетности в Фонд.

Иногда при заказе сертификата ЭЦП страхователи Фонда просто забывают заполнять регистрационные данные (РНС и КП). Избежать подобных ошибок достаточно просто. Уточним: при подключении к услуге «Обмен с территориальными органами ФСС» сертификат ЭЦП для сдачи отчетности в ФСС выдается бесплатно. Абоненту достаточно заполнить on-line заявку на абонентском форуме компании «Такском». При отсутствии РНС или КП в заявке страхователь просто не сможет ее отправить, так как поля с РНС и КП являются обязательными для заполнения.

Другая часть ошибок связана с отзывом сертификата ЭЦП или завершением срока его действия. Здесь, к сожалению, необходимо заранее позаботиться о внеплановой или плановой замене сертификата ЭЦП.

Встречается и такая ошибка, когда регистрационный номер в сертификате не совпадает с регистрационным номером в имени файла. Это означает, что отчет подписан сертификатом другого страхователя. Такая ошибка характерна для организаций, имеющих широкую филиальную сеть и налоговых представителей, то есть для тех, кто при сдаче отчетности в ФСС использует большое количество сертификатов страхователей.

Отчет не прошел логический контроль

Самая распространенная ошибка (код ошибки -508). Её появление говорит о том, что отчет был заполнен неправильно и его следует исправить.

Фонд социального страхования подробно дает описание этой ошибки в «Протоколе проверки».

Раз ошибка, два ошибка…

Есть и другие ошибки, которые допускаются страхователями в отчете, но они немногочисленны. Например, ошибка «Отчетный период в ХML-файле не совпал с отчетным периодом в имени загруженного файла».

Приведем пример.
При подготовке отчетности за 6 месяцев 2010 года файл с отчетом должен называться: <регистрационный номер страхователя_2010_6.xml>, в зашифрованном виде <регистрационный номер страхователя _2010_6.ef4>.

В самом же отчете на титульной странице в строке «Отчетный период» ошибочно сохранилась цифра «3» из предыдущего отчета.

Обращаем внимание страхователей, что следующий отчетный период имеет код «9», то есть файл с отчетом должен называться: <РНС_2010_9.xml>, а в зашифрованном виде <РНС_2010_9.ef4>.

Страховка от ошибок

Очень надеемся, что приведенные рекомендации помогут бухгалтерам успешно сдать отчетность в ФСС без ошибок. А помочь им в этом сможет обновленная версия программы «Референт», которую компания «Такском» сейчас готовит к следующему отчетному периоду. Главная цель новой версии – выявлять ошибки, допущенные бухгалтером, еще до отправки отчета в ФСС.

Новые возможности программы «Референт» позволят значительно сократить количество попыток представления в ФСС отчетности по форме 4-ФСС в электронном виде и уже с первой попытки получить «Квитанцию о приеме расчета».

Лишний раз хочется посоветовать бухгалтерам. Не наступайте на те же самые «грабли». Застрахуйте себя от возможных ошибок.

Сдавайте отчетность с компанией «Такском».



Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на новости

Законодательство меняется чаще, чем вы заходите на наш сайт! Чтобы не пропустить ни одной важной новости, подпишитесь на ежедневную новостную рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль