Российский налоговый курьер

Теперь документы на уволенных нужно хранить по особым правилам

  • 20 июня 2019
  • 25088

Теперь хранить документы по уволенным работникам теперь нужно по-другому. В противном случае компании грозят штрафы.

Теперь документы на уволенных нужно хранить по особым правилам
Пока сотрудник трудится, в организации копятся документы, в которых есть его персональные данные: приказы, лицевые счета, налоговые карточки, копии свидетельств о браке, о рождении детей и т. д. После того как стороны расторгнут трудовой договор, работодатель обязан прекратить обработку персональных данных и в течение 30 дней уничтожить документы, которые их содержат (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Но возникает противоречие как с налоговым, так и с трудовым законодательством.

В чем проблема. Документы с персональными данными бухгалтер использует для расчета пособий, материальной помощи, НДФЛ. Налоговый кодекс устанавливает минимальный срок хранения документов для расчета: НДФЛ — четыре года, взносов — шесть лет.

Бывшие сотрудники могут обратиться за документами, связанными с работой, например, чтобы подтвердить пенсионный стаж для ПФР или заработок за два года для назначения пособий у нового работодателя. Закон об архивном деле требует хранить документы по личному составу, которые образовались: до 1 января 2003 года — 75 лет, после 1 января 2003 года — 50 лет.

Кроме того, при проверке компании инспекторы ФСС вправе запросить документы, которые подтверждают правомерность назначения пособий (п. 2 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Однако в Роскомнадзоре считают, что нельзя хранить, к примеру, копии свидетельств о рождении ребенка, о браке или трудовых книжек. Инспекторы не принимают доводы, что эти документы нужны для обоснования вычетов по НДФЛ, пособий (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). У ФСС или налоговиков своя логика. При проверке им нужны все документы — взять их самостоятельно, в рамках межведомственного взаимодействия, они пока не могут. 

Что делать. "Российский налоговый курьер" разобрался, как решить проблему с документами уволенных и не попасть на штрафы.

Подписка на новости

Законодательство меняется чаще, чем вы заходите на наш сайт! Чтобы не пропустить ни одной важной новости, подпишитесь на ежедневную новостную рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.