Российский налоговый курьер

Электронные трудовые книжки с 2020 года: как это будет

24 октября 2019
4274
Средний балл: 5 из 5

С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. Расскажем о том, как работодателям своевременно подготовиться к изменениям и избежать привлечения к ответственности за нарушения.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: как это будет

Что выгоднее: оставить бумажную книжку или перейти на электронную?

Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Бывают ситуации, когда бумажные трудовые книжки теряются. Из-за потери данных Пенсионный фонд вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Хранение информации в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений и исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

Переходный период

Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На тех, кто впервые поступит на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Ведение сведений о трудовой деятельности таких работников будет осуществляться только в электронном виде.

Что сделать бухгалтеру

В 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

Необходимо донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Электронное хранение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать информацию оттуда в отчетность в территориальные отделения ПФР.

Важно! Если для сотрудника-новичка ваша компания — первое место работы, вы обязаны выдать ему трудовую книжку. Такое правило действует сейчас. Работник должен возместить ее стоимость. Как посчитать налоги и нужно ли применять ККТ, когда вы выдаете сотруднику новую трудовую - читайте в статье "Российского налогового курьера" Трудовая книжка и налоги. Что надо знать бухгалтеру

Какое нужно программное обеспечение

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение.

Переноситься информация с бумажных носителей на электронные не будет. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности - форма СЗВ-ТД. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

А с 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Форма СЗВ-ТДскачать бесплатно

Кто будет иметь доступ к сведениям

Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте ПФР или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Журнал "Российский налоговый курьер" открыл канал в Яндекс.Дзен. Подпишитесь, чтобы не попасть на штрафы и проверки. Новости будут приходить к вам автоматически в ленту Яндекса. Получайте только самые важные новости именно для вас!

Подписаться на Яндекс.Дзен

logo
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Российского налогового курьера». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.