Экономическая обоснованность расходов: документальное оформление

589

Вопрос

Налоговый кодекс предусматривает возможность учета в целях налогообложения прибыли любых расходов, кроме поименованных в ст. 270 НК РФ. Если произведенный налогоплательщиком расход не указан в ст. 270 НК РФ, он может быть учтен в целях налогообложения прибыли при одновременном выполнении следующих условий - данный расход экономически обоснован и документально подтвержден. Под экономической обоснованностью понимается направленность расхода на получение дохода. При этом направленность на получение дохода определяется исключительно на основании первичных документов. КС РФ разъяснил, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) деятельности, а не о ее результате (Определение от 04.06.2007 № 320-О-П). Расходы организации. Признаются, если отвечают следующим требованиям:  обоснованы (т.е. должны преследовать цель получения дохода; экономически оправданные затраты; оправданность расходов должна быть основана на их разумности);  документально подтверждены (оформлены в соответствии с законодательством – унифициро-ванные формы, другие документы должны содержать реквизиты первичного документа);  произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;  не упомянуты явно в ст. 270 НК РФ, содержащей перечень расходов, не учитываемых при налогообложении.

Вопрос: Общество является малым предприятием, применяющим ОСНО. Для осуществления торговой деятельности приобретаются различные МПЗ, услуги и работы. Обоснованность расхода оценивается директором лично. Сотрудники в устном порядке озвучивают потребности в приобретении МПЗ (никаких докладных записок и прочих документов не оформляется), директор в устном порядке дает разрешение на осуществление расхода или отклоняет просьбы сотрудников. Часто инициатива исходит от самого директора. Иногда из сути самого расхода ясно, для чего он необходим. Я (главный бухгалтер) настаиваю на оформлении докладных записок от сотрудников ((например, купил запчасть, т.к. необходимо для ремонта ТС (подробно: что сломалось, что нужно купить и сделать), т.е. докладная записка должна содержать ответы на вопросы: причина расхода, что нужно сделать, приобрести и т.п.) и приказов от директора (его решение в этом вопросе, определение ответственных лиц) с целью подтверждения экономической обоснованности для налоговой инспекции (раскрывается суть расхода, его необходимость). Понимания в требовании оформлять докладные записки и приказы я не нахожу ни у директора, ни у сотрудников. Очень часто приходится делать все самой. Потом, когда расход осуществлен, приходится оформлять приходный ордер по форме М-4, требования-накладные по форме М-11 и акты на списание МПЗ (либо на ввод в эксплуатацию, либо на осуществление ремонта). Директор опять задает вопрос: зачем это все нужно? Ведь и так понятно, что зап. часть использована для ремонта ТС и тому подобных расходов. Зачем еще документы оформлять (М-11, акты), собирать подписи у всех сотрудников и сотрудников, состоящих в комиссии (при оформлении акта). И зачем нужна комиссия, когда он (директор) расход разрешил и его решения достаточно (Устав стандартный). Разве кто-то из комиссии полезет в грузовой автомобиль проверять, действительно ли это израсходовано? Или в ситуации, когда грузовой машине заменили лампочку – нужно ли акт о ремонте составлять? Прошу ответить: а нужно ли это действительно? Может быть, только достаточно иметь первичный до-кумент от поставщика (ТОРГ-12 или УПД) и не оформлять никому не нужные приходные ордера по форме М-4 (кладовщикам они не нужны, т.к. они ведут учет по своей методике в программе; спрашивала других главных бухгалтеров: они не оформляют ордера и штамп на ТОРГ-12 и УПД не ставят) и по мере расхода МПЗ отразить эту операцию в программе (с отнесением расходов по налогу на прибыль) с приведением необходимых комментарий (в программе), чтобы устно можно было ответить на вопросы налогового инспектора при документальной проверке. Либо составить какой-нибудь локальный нормативный акт общего характера, в котором отражено, что все, что приобретается для нужд фирмы, не требует документального обоснования. Или что-нибудь в этом роде. Прошу высказать свое мнение, от каких документов можно отказаться, т.к. все они составляются только для налоговой инспекции, а какие действительно нужны. Дать рекомендации в этом вопросе. Как на практике должно быть все правильно организовано?

Наименование оформляемых документов/ Назначение документа /Нужно или нет? Докладные записки от сотрудников /экономическая обоснованность затрат Приказ директора/ Экономическая обоснованность затрат (а можно ли обойтись без приказа – директор свое мнение отразит в докладной записке?). Приходный ордер по форме М-4 /Принятие на материальную от-ветственность МОЛ, отражение в учете. Требование-накладная по форме М-11/ Выдача в расход, отнесение на расходы по налогу на прибыль Акт о списании МПЗ (1 раз в квартал), вводе в эксплуатацию (на каждое МПЗ), отдельно акты о ремонте (на каждый случай)./ Дублирует М-11. Подтверждают производственную необходимость, нужны для подтверждения расходов.

Ответ

Вы принимаете материалы к учету на основании накладной поставщика. Если их приобрел подотчетник — на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование МПЗ.

При передаче МПЗ материально ответственному лицу (на склад) вы можете

сделать что-то одно (п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н):

— составить приходный ордер (форма М-4);

— проставить на накладной поставщика штамп, содержащий наименование организации, дату получения канцтоваров материально ответственным лицом и очередной номер приходного ордера. Отдельно приходный ордер составлять не нужно. Материально ответственное лицо расписывается на накладной поставщика.

МПЗ списываются в расходы при передаче работникам, их использующим, на основании требования-накладной (форма М-11). Это прямое требование пункта 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.01 № 119н.

Отметим, что необходимость использования акта по форме М-11 подтверждают и суды. Так, в постановлении от 21.10.13 № Ф09-11161/1, которое рассматривал ФАС Уральского округа, компания настаивала, что «согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов организация может применять самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации по движения материально-производственных запасов. Однако суд не согласился с такой логикой и указал следующее:

«Оценив представленные в материалы дела документы, пришли к обоснованному выводу о том, что затраты общества на "ограждение подстанции передвижной" не подтверждены надлежаще оформленными документами в связи с отсутствием доказательств использования налогоплательщиком ТМЦ в производственной деятельности. Суды указали, что из требований-накладных невозможно определить, на какой объект и для проведения каких конкретно работ были израсходованы ТМЦ, а также точную сумму затрат на проведение определенных видов работ».

Также суд отметил, что в первичных документах на отпуск со складов в подразделения организации указываются наименование материала, количество, цена, сумма, а также назначение: номер или наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) или наименование затрат (п. 97 и 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Необходимость ремонта имущества, учитываемого в составе МПЗ, подтверждается составлением соответствующего документа, в котором указываются все повреждения объекта, а также причины, по которым они возникли. Составление дефектной ведомости не обязательно. Однако практика показывает, что наличие такого документа позволит компании избежать возможных претензий со стороны контролеров. Например, указание в документе повреждений объекта, а также характера и срока ремонтных работ обоснует единовременное списание соответствующих расходов. Практика показывает, что при проверке налоговики часто просят представить дефектную ведомость, подтверждающую факт поломки (износа) и необходимость ремонта того или иного имущества компании. По мнению контролеров, наличие такого документа обязательно и при его отсутствии соответствующие расходы компания не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Но некоторые суды указывают, что компания вправе подтвердить ремонт и иными документами (актами выполненных работ, заказами-нарядами), свидетельствующими о проведении работ (постановления ФАС Поволжского от 09.09.08 № А57-7577/07, Центрального от 28.04.11 № А35-6355/2010 и Московского от 17.11.10 № А40-135176/09-116-778 округов). ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 29.05.08 № А56-4388/2007 указал, что НК РФ не устанавливает ответственности в случае непредставления по запросу проверяющих дефектной ведомости.

Наличие судебных споров подтверждает, что компании безопаснее оформлять дефектную ведомость, самостоятельно разработав ее форму и утвердив ее в приложении к учетной политике (ст. ст. 8 и 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). За основу можно взять акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16. В нем целесообразно отразить следующие моменты.

1. Описание в документе неисправностей оборудования и способов их устранения обоснует ремонтный характер работ. Если результат восстановительных работ - изменение технологических качеств и свойств, служебного назначения оборудования и появление у него новых качеств, такие работы признаются реконструкцией или модернизацией. Тогда цена работ увеличивает первоначальную стоимость имущества (п. 2 ст. 257 НК РФ). Цель ремонта заключается в поддержании имущества в рабочем состоянии в течение срока его полезного использования, при котором его первоначальные технические показатели функционирования не изменяются (п. 16 Письма Госкомстата России от 09.04.01 № МС-1-23/1480). Стоимость таких работ учитывается при налогообложении прибыли единовременно в составе расходов на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ).

В частности, финансовое ведомство в Письме от 03.08.10 № 03-03-06/1/518 отметило, что замена отдельных, вышедших из строя элементов основного средства, не связанная с изменением технологического или служебного назначения оборудования либо с изменением его технико-экономических показателей, не является модернизацией амортизируемого имущества. Такие работы признаются ремонтом и учитываются по правилам ст. 260 НК РФ.

На практике было дело, в котором инспекторы квалифицировали проведенные компанией мероприятия в качестве технического перевооружения. Но созданная в организации комиссия установила дефекты нежилого помещения, которые зафиксировала в дефектных ведомостях. В результате ФАС Западно-Сибирского округа признал спорные работы ремонтом с целью замены устаревших частей и конструкций (Постановление от 07.09.10 № А46-24986/2009).

ФАС Московского округа в Постановлении от 11.03.10 № КА-А40/1682-10 указал, что факт проведения в отношении двух вагонов-цистерн именно ремонта подтверждается наряду с актами сдачи-приемки работ еще и дефектными ведомостями (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 24.06.10 № ВАС-7933/10).

2. Отметка о предполагаемом сроке проведения ремонтных работ свидетельствует об отсутствии необходимости проведения консервации имущества. В случае передачи имущества на консервацию на срок более трех месяцев амортизация такого имущества прекращается на период консервации (п. 3 ст. 256 НК РФ). Как правило, на консервацию переводятся объекты, которые компания временно не использует, например, в связи с ремонтом, модернизацией или реконструкцией. В случае если по итогам предварительной оценки мастерами срок предполагаемого ремонта ОС составит менее трех месяцев, компания вправе не консервировать такое неисправное оборудование и продолжать начислять по нему амортизацию (Письма Минфина России от 09.04.10 № 03-03-06/1/246 и от 13.03.09 № 03-03-06/1/141).

3. В состав комиссии целесообразно включить не только работников организации (лицо, работающее на неисправном оборудовании, материально ответственное лицо, бухгалтера), но и представителей сторонней организации, которая будет устранять дефекты. Особенно в случае ремонта дорогостоящего имущества. Так, включение в состав комиссии представителей разных подразделений организации поможет составить наиболее полное представление о сложности поломки, составе и целесообразности ремонтных работ.

При этом представитель ремонтной компании подтвердит, что объект находится в неисправном состоянии, охарактеризует планируемый ремонт, предложит возможные варианты восстановительных работ (приобретение оригинальных запчастей или аналогичных по своим характеристикам деталей других производителей, замену конкретной детали или комплекса деталей) и укажет сроки их исполнения.

4. В дефектной ведомости безопаснее указывать расшифровку подписей членов комиссии. По сути, такая ведомость является внутренним документом компании. Поэтому ошибки при ее составлении сами по себе не повлекут негативных налоговых последствий (постановление ФАС Московского округа от 08.06.12 № А41-2153/11). В этом деле суд отметил, что отдельный недостаток в составлении дефектной ведомости - отсутствие расшифровок подписей должностных лиц - не является основанием для отказа в учете произведенных расходов. Тем более что реальность выполнения спорных работ налоговики не опровергали.

Указанные выше документы докажут производственную необходимость приобретения МПЗ. Плюс не лишним будет составить локальный акт, в котором прописать, что приобретение материалов осуществляется на основании служебной записки, которая визируется НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО генеральным директором, а, к примеру, руководителем подразделения (например, бригадиром, начальником цеха, склада и т.п.). Это избавит от того, чтобы приобретение каждой мелочи фиксировал генеральный директор. Такой порядок приобретения МПЗ целесообразно закрепить также в учетной политике.

Обоснование

Федеральный закон №402-ФЗ от 06.12.11. "О бухгалтерском учете"

Положения статей  252, 313 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ

Свежие разъяснения Минфина России помогут заполнить ряд первичных документов без налоговых потерь

Российский налоговый курьер,  №1-2
Клементьева И., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Несмотря на поблажки в заполнении первичных учетных документов, некоторые из них по-прежнему обязательны, а вносимые в них изменения могут привести к доначислениям. Подробнее об этом рассказывает статья

Чертова дюжина расходов, признание которых может привести к доначислению налогов

Российский налоговый курьер, 2014, №4
Вайтман Е., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Есть перечень расходов, которые особенно привлекают налоговиков. О том, как выстроить линию защиты вы можете узнать из статьи.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Журнал Российский налоговый курьер

«Российский налоговый курьер» — бесплатный профессиональный сайт для бухгалтеров. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров про налоги, взносы и проверки
  • • Статьи по бухучету, отчетности в ФНС, пособиям и выплатам
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль