Аренда автомобиля без экипажа у директора компании

512

Вопрос

Какие возникают риски у организации в случае, когда: Организация арендует у директора (учредитель другой человек) автомобиль NISSANMURANO 2007 г. выпуска, объемом двигателя 3,5 л. Арендная плата составляет 42 000 руб. в месяц, и выплачивается ежемесячно из кассы организации (за минусом НДФЛ) 25 числа текущего месяца. В штатном расписании предусмотрена ставка «водитель автомобиля» с окладом 16 000 рублей в месяц на полную ставку. За услуги по вождению арендованного автомобиля организация доплачивает другому сотруднику доплату за совмещение профессий в сумме 8 000 руб. в месяц. Расходы по содержанию автомобиля (страховка, ремонт, Т/О) несет арендодатель. На расходы по содержанию автомобиля организация относит только расходы на ГСМ (по договору с «ЛУКОЙЛ-Интер-Кард»). Заправка осуществляется по топливным картам. Организация удерживает НДФЛ в момент выплаты из кассы арендной платы и перечисляет в день выплаты, отражает в 6-НДФЛ отдельным блоком. Доплату за услуги по вождению выплачивает вместе с зарплатой, и отражает в 6-НДФЛ в составе зарплаты.

Ответ

У компании не возникнут риски, если она правильно оформила документы, своевременно уплачивает налоги и взносы, отражает операции в налоговом и бухгалтерском учете.

Документы

Проверьте, как составлен договор аренды автомобиля. Договор аренды считается заключенным, если стороны прописали в нем все технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду (п. 3 ст. 607 ГК  РФ):

марку автомобиля;

год выпуска и цвет;

номер кузова и двигателя;

государственный регистрационный номер.

Уточните, составлен ли акт о приеме-передаче транспортного средства от арендодателя арендатору. В нем нужно было указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Составлять акт оказания услуг при аренде автомобиля сотрудника нужно, только если вы предусмотрели это договором аренды и прописали в нем периодичность составления – ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763).

Дополнительное соглашение к трудовому договору с водителем автомобиля на совмещение профессий. Совмещение профессий предполагает выполнение дополнительных обязанностей в то же самое время, когда работник выполняет основные обязанности (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Проверьте, сочетается ли основная профессия с обязанностями по управлению автомобилем. Если обязанности возить директора вы возложили на его личного помощника  или охранника, совмещение возможно. Но если, например, основная должность водителя директора инженер, совмещение не допустимо. 

Рассчитывайте количество топлива, которое списываете на затраты, по данным путевых листов. Типовые формы путевых листов по эксплуатации грузовых и легковых автомобилей утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97  № 78. Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 указаний, утвержденных 28.11.97  № 78, и в разделе 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Эти правила требуют заполнять реквизиты, которых нет в унифицированных формах путевых листов:

дату и время предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Проставляет медработник, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом;

дату и время предрейсового контроля автомобиля. Проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Посмотрите свой бланк путевого листа. Добавьте эти реквизиты в унифицированную форму или предусмотрите их в самостоятельно разработанном бланке (п. 812 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Бухучет

Стоимость автомобиля, полученного в аренду, вы должны были отразить на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре проводкой:

Дебет 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6№ ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, не обязательно (п. 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, вы начислять не должны (п. 50Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003  № 91н).

Суммы арендной платы вы должны относить на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76

– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

При списании ГСМ в бухучете вы должны делать проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 (10 субсчет «Талоны в бензобаках автомобилей)
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Налоговый учет.

 Стоимость ГСМ нужно включать в расходы на дату, когда приняли путевой лист к учету. Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают, так как основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 01.08.2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

При использовании талонов к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса.

НДФЛ и взносы

Судя по описанию ситуации в тексте вопроса, вы правильно удерживаете НДФЛ с арендной платы и зарплаты водителя, правильно отражаете эти операции в 6-НДФЛ.

 На зарплату водителя ежемесячно начисляйте страховые взносы по тарифам, установленным для вашей компании. Уплачивайте их не позднее 15 числа следующего месяца. Если 15 число выходной, крайний срок уплаты взносов переносится на следующий ближайший рабочий день.

На суммы арендной платы взносы не начисляйте.  Эта выплата не относится к объекту обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Если все перечисленные выше условия соответствуют установленным нормам, рисков для компании нет.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Ваша персональная подборка

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    Подпишитесь на нас Вконтакте

    © 2011–2018 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
    специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. 

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
    Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

    Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.

    После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    Это займет не больше 1 минуты
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте!

    Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам для бухгалтера на сайте.

    Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    и скачать файл
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль