Российский налоговый курьер

Как правильно сделать проводки сегодняшним числом по этой сумме, чтобы сдать корректировку РСВ-1 и как оплатить НДФЛ?

30 сентября 2018
9
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

После выездной проверки ПФР нашего предприятия, в 2015 году они не приняли чек по авансовому платежу, и теперь нужно эту сумму учесть как доход подотчетного лица и заплатить взносы (авнсовый отчет за 2015 год) как правильно сделать проводки сегодняшним числом по этой сумме, чтобы сдать корректировку РСВ-1? и какие еще корректировки нужно будет сдавать? С этой суммы НДФЛ также нужно оплачивать? И по НДФЛ тоже сдавать корректировку?

Ответ

Отвечает Ольга Казаченко, эксперт в области налогообложения и юридического права. 

В описанной ситуации подотчетник приобрел ГСМ, который компания должна была оприходовать на счет 10. Причем он предоставил подтверждающие документы (кассовый чек), компания проверила его и приняла ГСМ к учету. Т.е. взаиморасчеты между компанией и подотчетным лицом были закрыты надлежащим образом оформленными документами.

Однако чек выцвел и в нем невозможно прочитать обязательные для первички реквизиты. Значит, он не подтверждает расходы. В таком случае контролеры расценивают нечитаемые чеки ККМ как непредставленные и снимают расходы в налоговом учете, а также требуют доначисления страховых взносов и НДФЛ. Т.е. проверяющие признают такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А это влечет включение подобных подотчетных сумм в базу по страховым взносам (ст.420 НК РФ, п.1 ст.20.1 Закона от 24.07.1998 №125-ФЗ) и НДФЛ (ст.41 и 209 НК РФ). Следовательно, у компании возникает обязанность по подаче уточненных расчетов в Фонды и 2-НДФЛ.

Если компании не намерена оспаривать претензии контролеров, то доначислите страховые взносы в корреспонденции со счетом 91. Отразите удержание НДФЛ в общем порядке проводкой: Дебет 70 Кредит 68..

Проводки по удержанию неподтвержденной суммы с работника приведены ниже в развернутом ответе. Однако, в данном случае высок риск споров с работником. Ведь в 2015г. он представил компании необходимые документы и претензий к нему у компании не было. Проблема возникла по вине компании, т.к. она своевременно не сняла копии с чеком ККМ. Поэтому компании необходимо принять самостоятельное решение, будет ли она удерживать данные суммы и во избежание споров с работником обязательно получите с него письменное согласие на удержание

При выявлении данной ситуации налоговики могут снять в налоговом учете расходы на ГСМ по данному чеку. Поэтому если не хотите рисковать и у компании нет иных подтверждающих документов, то сдайте уточненную декларацию по соответствующему налогу за 2015г.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

 НДФЛ (ст. 209 НК РФ);

 взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ);

 взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).


Ситуация: как отразится на расчете налогов и взносов то, что организация возместила подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов

Придется удержать НДФЛ, также безопаснее начислить страховые взносы.

А вот на расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику при отсутствии оправдательных документов, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов являются его доходом (ст. 41, 209 НК РФ). Так считают судьи (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 № 13510/12, ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 № А26-5684/2013). ФНС России письмом от 24 декабря 2013 № СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе.

Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов.

Главбух советует: можно не начислять страховые взносы, даже если сотрудник не приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие покупку. Аргументы такие.

Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.

Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг). Это могут быть:

– отчет об использовании наличных денежных средств;
– акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;
– объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной. Для этого подойдут, к примеру, прайс-листы и каталоги компаний, продающих аналогичную продукцию (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11 ноября 2015 № Ф09-7999/15).

К сожалению, в отношении НДФЛ такой подход неприменим. Точку в этом отношении поставил Президиум ВАС РФ в постановлении от 5 марта 2013 № 13510/12.


Пример компенсации подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 24 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше. Иванова не представила в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные расходы. По ее утверждению, она потратила 3000 руб.

26 марта канцтовары были оприходованы и руководитель организации принял решение возместить Ивановой понесенные расходы. 31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб. (3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег. В тот же день с возмещенных Ивановой сумм перерасхода бухгалтер удержал НДФЛ.

Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

24 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

26 марта:

Дебет 10 Кредит 71
– 3000 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 200 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных под отчет.

Из зарплаты сотрудницы за март был удержан НДФЛ в сумме 390 руб. (3000 руб. × 13%).

Расходы на приобретение канцтоваров бухгалтер «Альфы» не включил в базу по налогу на прибыль в связи с их документальной неподтвержденностью. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на суммы, выплаченные Ивановой, бухгалтер не начислял.

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

Какими документами оформить удержание

Какими документами оформить удержание из зарплаты не возвращенных в срок подотчетных сумм

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 № 3044-6-0.

Бухучет

Как отразить в бухучете удержание из зарплаты не возвращенных в срок подотчетных сумм

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71
– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 94
– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из статей 41, 346.29Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок

В марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

В марте:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

В апреле:

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенку

ООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

 расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;

 доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВД

ООО «Альфа» – плательщик ЕНВД. Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.