Российский налоговый курьер

Кто может подписывать первичные документы, нужно ли требовать копии доверенностей

13 мая 2019
50
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Какие правила подписей в первичных документах? Что предпринять в следующих случаях, если получаем акт, накладную, УПД или счёт-фактуру, в подписях от контрагента: 1) указаны фамилии директора, но подписи заметно отличается от подписи в договоре; 2) указаны фамилии не директора, без ссылок на доверенности и приказы; 3) указаны фамилии не директора, есть ссылки на доверенности и приказы, надо ли требовать копии таких доверенностей и приказов, контрагенты часто просят обоснования таких требований; 4) кто из сотрудников может подписывать в первичке поля "ответственный за совершение сделки", "товар/груз передал, услуги/работы сдал"? Если в этих графах подписи и расшифровки не директора, должна быть ссылка на доверенность?

Ответ

Кроме должностных лиц, прямо указанных в формах первичных документов, документы вправе подписать уполномоченное лицо. Перечень сотрудников, которые имеют право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом. Подписать также вправе не сотрудник организации, имеющий доверенность от организации на подписание таких документов.

Порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, имеет особенности и регулируется, в частности, указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал. Это лица, которые отвечают за оформление операции. Подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина от 10.09.2013 № 07-01-06/37273.

Как правило указывают ФИО сотрудника, подписавшего первичный документ, и документ-основание (приказ или доверенность). Обязанности прикладывать копию приказа или доверенности нет, однако стороны вправе согласовать такое условие в договоре.

1) В случае, если в контрагента возникают сомнения при различии в подписях, он вправе запросить подтверждающие документы или пояснения. Сам по себе факт подписи УПД неустановленными или неуполномоченными лицами не повод для отказа в вычетах. Но он может служить одним из доказательств при наличии других признаков. Такие правила прописаны в статье 54.1 НК.

2) Если указанаы ФИО не директора, то лучше запросить документ, подтверждающий полномочия лица. Подписавшего документ.

3) Если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, УПД указал в нем свою должность, такой документ считается действительным. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурахдополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 № 03-07-09/04.

4) В УПД ставят свои подписи:
– руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
– сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ или имущественных прав;
– сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, – как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Вместо руководителя и главбуха УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это приказом руководителя или доверенностью от имени организации.


Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом есть два варианта, как указывать должности. Первый – в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» уполномоченные лица ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.

Второй вариант – внести в УПД дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречат законодательству и не могут быть основаниями для отказа в вычете НДС.

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.