Российский налоговый курьер

В заверительной надписи на обороте подшивки указывают количество листов цифрами и прописью

1 ноября 2019
1
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как правильно сшивать копии документов?

Ответ

Минфин России научил правильно сшивать копии документов (письмо от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336). Все листы в подшивке нужно прошить прочной нитью в два — четыре прокола. Концы нити вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На узел ниток нужно наклеить бумажный прямоугольник размером примерно 6×4 см (±1—2 см). Наклейка должна полностью закрывать место скрепления прошивки. За границы наклейки могут выходить только концы нитей. Максимум на 2—2,5 см.

На наклейке организация ставит заверительную надпись (см. образец ниже). В ней нужно указать (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

В заверительной надписи на обороте подшивки указывают количество листов цифрами и прописью

— слово «Верно»;
— общее количество листов в подшивке — арабскими цифрами и прописью;
— должность лица, заверившего подшивку. Ее вправе заверить генеральный директор организации или иной представитель. Например, заместитель гендиректора, главный или рядовой бухгалтер;
— фамилию и инициалы этого работника;
— его личную подпись;
— дату заверения документов.
Если организация использует печать, на заверительной надписи нужно поставить ее оттиск. Так, чтобы печать захватывала край наклейки, подпись, ФИО и дату заверения.
Необязательно использовать основную печать компании. Можно поставить оттиск любого штампа. Например, содержащего надпись «Для документов» или «Для договоров». Даже если в заверяемой подшивке нет ни одного договора. Ведь организация сама решает, какой печатью заверять копии документов (абз. 2 п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Но в этом случае лучше оформить приказ гендиректора о перечне печатей и штампов, которыми компания заверяет копии бумаг.
Если компания отказалась от использования печати, на заверительной надписи достаточно подписи должностного лица (подробнее читайте во врезке ниже). При условии, что в ней указаны остальные обязательные реквизиты.

Рискованно заверять подшивку факсимильной подписью. На заверительной надписи должна стоять личная подпись должностного лица, ответственного за подготовку подшивки копий (абз. 1 п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Налоговики не примут подшивку, заверенную факсимиле. Они вправе оштрафовать организацию на непредставление документов. Штраф составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.