Вопрос
Представительство дарит подарки физическим лицам по случаю юбилеев и праздников, в том числе профессиональных. В качестве подарков могут быть букеты цветов, конфеты и спиртные напитки, а также диктофоны, сервизы и т. д. Каким образом оформить выдачу подарков, соблюдая интересы как представительства, так и физических лиц, которым они подарены?
Ответ
Эта традиция сложилась во многих организациях. Однако чтобы не было проблем при налоговой проверке, важно знать, как оформить выдачу подарков работникам, а самое главное -- как правильно исчислить налоги.
При определении налоговой базы учитывают все доходы налогоплательщика в денежной и натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Это установлено ст. 210 НК РФ.
Если стоимость подарка для работника превышает 2000 руб. и не подлежит обложению налогом на наследование или дарение согласно пп. 28 ст. 217 НК РФ, она является доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, на основании ст. 211 НК РФ она облагается налогом на доходы физических лиц. В этом случае налоговая база определяется как стоимость подарка с НДС в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 40 НК РФ. Об этом гласит п. 1 ст. 211 НК РФ. Применительно к подаркам это означает следующее. Если в течение непродолжительного периода времени применяемые организацией цены по идентичным товарам изменяются более чем на 20%, налоговые органы вправе проверить правильность их применения и доначислить налоги исходя из рыночных цен.
В рассматриваемой ситуации представительство признается налоговым агентом в соответствии со ст. 226 НК РФ. Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Поэтому в данном случае представительство удерживает у работника сумму налога за счет любых денежных средств, выплачиваемых ему в налоговом периоде.
Так как товары приобретают работники представительства, то оформить их следует через авансовый отчет. Чтобы подтвердить факт передачи подарка и придать сделке письменную форму, можно составить ведомость или же одаряемый может поставить свою подпись в накладной.
Некоторые организации, оформляя подарки, отражают их в статьях расходов как представительские. Например, цветы, спиртные напитки, конфеты они списывают на буфетное обслуживание. Однако законодательство не предусматривает отнесение затрат предприятия по закупке сувениров и подарков к представительским расходам. Следовательно, такие затраты производят за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.