Вопрос
Наша организация приобрела в лизинг легковой автомобиль, который числится на балансе лизингодателя, но поставлен на учет в ГИБДД на имя нашей организации. Предполагается использование автомобиля не только в служебных, но и в личных целях руководителей или других лиц. Как правильно оформить использование служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время?
Ответ
Личные поездки на служебной машине сотрудник обязан согласовать с руководством.
Использование сотрудником служебного автомобиля в личных целях приравнивается к безвозмездному пользованию. Следовательно, организации необходимо вести учет использования машины в интересах организации и в личных целях, для этого необходимо организовать раздельный учет.
Вы можете с работниками заключить договор аренды, а можно приказом закрепить за работниками служебные автомобили (или составить дополнительное соглашение к трудовому договору). При этом необходимо указать, что работники вправе пользоваться служебным авто в личных целях. Это может быть оговорено в инструкции с правилами пользования служебными автомобилями организации.
Договором лизинга может быть предусмотрено условие о получении согласия Лизингодателя на использование автомобиля в личных целях, передачу его в аренду третьим лицам.
В путевых листах безопаснее отражать только служебные поездки. И на основании правильно оформленных путевых листов списывать количество бензина, израсходованного на производственные цели.
Разницу в сумме оплаченного бензина, то есть использованного на личные цели, сотрудник должен возместить организации. Иначе с этой суммы организация должна начислить НДФЛ и страховые взносы.